会议,在任何一个企业都是十分常见的。小到每天的早会,晨会,大到每周的周会,每月的月会,每年的年会等等。形式上,各种总结会,任务型会议,讨论会,高层会议,战略会议等等。
如此众多的会议,但是真正起到作用,达到目的的会议却十分的稀少。特别是在经销商的身上,得到十分明显的体现。每一次通知会议,往往,匆匆忙忙开始,经销商在上面侃侃而谈,而下面的员工的反响却十分的有限。最后布置各种任务,或是制度,但是真正实行下去,实践下去的却十分的稀少。
这样的会议就是一场低效率的会议,不仅没有达到开会的目的,还浪费了大量的时间,成为企业经营的成本。
那么怎么去开展一场高效率的会议呢?
首先从会议开始前,做好会议准备。
1.开会有什么目的,是向员工宣布新的制度,新的发展,传递消息,还是公司经营方面的讨论。
2.会议需要什么人参加,是全体参加,还是只需要公司的高层参加就可以了。确定参加的人员。
3.会议需要准备什么材料,有什么需要阅读,宣布的东西。在准备好,材料类的实现让参会人员阅读,避免会议中阅读,宣布材料,浪费时间。
4.告诉与会人员开会的目的,有什么需要发言,讨论的,方向,都做好一定的准备,避免造成冷场,浪费时间。
5.准备场地,安排好时间,通知工作。避免出现时间的拖延。
6.制定好会议的流程,严格按照流程,避免中间跑题,延长时间。
会议开始,确定主题
1会议开始,首先宣布会议的目的,会议的流程,会议的主题,避免中间跑题,偏离会议主题。
2.安排好会议的督导,在会议跑题的时候,及时提醒。
3.营造好会议的气氛,做好会议前的情绪调动。
会议进展中,控制好流程与话题
1.按照议定好的流程进行,各个环节,各个话题,目的,擅长的进行。
2.避免冷场,做好冷场的处理与气氛的调节。
3.做好话题的纠正,出现偏题的现象,及时纠正过来。
4.发言顺序,尽量照顾到每一个人,让大家的想法都能够发挥出来。
会议结束,做好总结。
1.对每个话题,议论的问题,目的做出总结。
2.要做出决议的,最后公布决定,不能够拖延下去。
3.会议由什么需要补充的,及时补充,出现问题,及时的反应出来。
4.做出详细的执行计划,把每一个决议都做到详细,真正的能够指导参与者快速执行。
会后,要抓好执行
1.对会议决定的制度,任务,在会议结束后,要抓好执行,只有真正的执行下去的,才是策略,不然就是空纸一张。
2.做好问题处理的准备。每一项决策出现,必定会面临各种问题,对于这些问题,要做好及时处理的准备。
对经销商来说,一场高效的会议,可以解决公司很多的问题。从管理,到业绩,到员工的问题,很大的部分都是因为会议的决策不能够实行而造成的。