在利用信息化手段提高了经营管理效率之后，北京稻香村开始思考，如何通过信息化帮助老字号企业进行文化传承。
农历八月十五那天我着实捏了一把汗。上午10点左右，门店接到一个300多盒的月饼订单，我查看之后发现库房存货只有100多盒，更糟糕的是食品厂也已没货了，剩下的200盒从哪里凑啊？
2012年中秋节座谈会现场，北京稻香村食品有限责任公司（下称北京稻香村）直营店第28营业部经理邢春香满是感慨。
邢春香并不想丢掉这个客户。她赶紧登陆分销资源管理（DRP）系统，所有直营店月饼实时库存量立刻准确而清晰地呈现出来。仅通过6个电话，她就沟通好调货事宜。1个小时后，200盒月饼送到了第28营业部。邢春香悬着的心才终于落地了。
邢春香至今仍记得2011年的中秋节，那时各门店存货数据要提前一天通过邮件报给销售部，再由销售部将数据汇总到一张A3的纸上，邢春香想了解其他分店的存货情况只能根据销售部人员手上那张纸上统计的数据。由于时间差的关系，销售部并不知道昨晚统计的存货数量到了第二天早上还是否准确，这样的问题多少会让门店错过一些生意。
北京稻香村财务总监杨华告诉《中国经济和信息化》记者：”我们产品的特点是保质期比较短，产品在各区的销售速度不一致，尤其是在节假日，经常供不应求。通过DRP系统可以即时查阅各店库存，方便调货。并且使业务流程与财务流程实现了高度集成和协同，对于公司管理特别有效。“
信息化已是北京稻香村发展必不可少的管理手段。北京稻香村的前身”稻香村南货店“最早成立于1895年，跨越三个世纪，历经六代掌门人之后，公司已不再是原来的前店后厂经营模式，而是变成了由一个现代化食品加工中心和上百家连锁店、300多个销售网点组成的工商一体经营模式。其生产经营的食品品种也演化成包括糕点、肉食、速冻食品、月饼、元宵、粽子在内的10大类600多个品种。
而今，从原料采购、生产投料控制到连锁店和经销网点的配货调货，以及后期的库存跟踪，北京稻香村均能准确无误地畅通运作，其非常重要的一点就是信息化的实现。ERP系统、DRP分销系统、OA系统的信息共享、数据互通，形成了一整套集成的管理系统，涵盖车间管理、库存管理、设备管理、财务分析等业务。
北京稻香村董事长兼总经理毕国才告诉《中国经济和信息化》记者：”作为一个经营快速消费品的传统老字号企业，产业和信息化之间的差距比那些新生代的企业差距要大，但是信息化已经成为未来发展的方向，我们要考虑的是如何使信息化在公司管理中发挥更大的作用，要把信息化看做是提升管理和制定规则的一个重要程序。“
协同链
北京稻香村接触信息化的时间很早。早在1998年，北京稻香村通过哈工大校友会有了第一套自主开发的信息系统。在开发过程中，由公司业务人员提出需求，对方在此基础上进行研发。但由于开发者并非专业管理软件开发者，所以没能从根本上解决企业的数据管理问题。
由于业务范围涵盖生产和零售两大方面，业务流程与手续较为复杂，传统的手工记账方式在业务量增大的情况下，误差时有发生。而当时的财务部门不能实时掌握食品厂和销售系统中的财务数据明细，实际的生产经营运作与财务管理工作之间的衔接存在一定困难，北京稻香村财务信息化工作已经迫在眉睫。
随之而来的是实施过程中的困难。以前，北京稻香村成品库的入库数量基本上是没有统计的，出库也没有计数。实施供应链系统时，面对陌生的现代化管理系统，库房工作人员有些畏难情绪。”他们找出各种原因不上系统，比方说不会用电脑，手写就挺快，录入电脑的数据能改吗，不入库不让配送，怎么向等待的客户交待等等。“杨华说。
这时候，北京稻香村管理层对信息化工作的支持坚定了杨华推动信息化的信心。北京稻香村相继更换了食品厂的库房主管、财务主管，之后库房员工对信息化也不再抵触。2003年4月5月，北京稻香村相继成功上线DRP财务系统、供应链系统。
随着北京稻香村的快速发展，很多严峻的管理问题也随之而来。令北京稻香村领导们最头疼的事发生在2004年中秋节。这一天，小营路店接到了一个几百盒的订单。因为存货不够，提货当日上午，客人只提了一半，但是直到晚上关店，那个客人也没来提另一半货。付过钱为什么会不来提货？小营路店经理百思不得其解。经过核查之后才发现，那个客户拿的竟然是假提货单。
不仅如此，门店订货流程中涉及了大量的人工操作，在流程衔接上稍有不畅，就会产生误差。”北京稻香村经营模式是以销定产，以前各销售渠道都是以向食品厂物流部发传真的方式来订货，物流部再手工将各渠道各店要货品种和数量汇总，发至生产部门协调生产量，成品加工完成后，统一集中到物流部配送，并由物流部手工填写一张单据，提交到会计室打印成发货单，最后进行财务核算。由于近1000种商品涉及直营店、加盟店、经销商等不同渠道，且订货流程中数据的汇总与传递大多依靠手工完成，所以在发货过程中经常出现漏发的情况。
凡遇到传统节日等生产销售高峰，总是会出现库存数据失真、发货秩序混乱等现象，带来不必要的损失。北京稻香村的生产部门与销售部门之间，业务与财务等职能部门之间，公司总部与各连锁店、经销商之间均不能实现有效协同。效率低下、差错率高，大大影响了企业管理和决策的科学性。
如何实现各部门的协同工作成了北京稻香村必须解决的问题。2005年，北京稻香村领导层决定实施DRP分销系统。2005年下半年开始，杨华开始张罗租用友的电脑教室对北京稻香村职工进行信息化培训，从中层领导、组长、核算员到基层员工。第二年3月，DRP分销系统正式运行。2006年也因此成为北京稻香村信息化建设具有里程碑意义的一年。
DRP分销系统的协同功能是北京稻香村最看重的。在DRP系统中设置财务系统、综合查询系统、业务处理系统、客户订单系统、供应商自助管理系统和后台管理等模块。通过模块间的相互对接，为企业采购、生产、销售、库存、财务核算、决策管理提供及时准确的数据。现在，北京稻香村所有客户都通过分销系统订货，由分销系统自动汇总各品种的订货数量，形成发货单。操作极为简单，而且减少了手工操作，也相应地提高了准确性。
攻坚战
DRP分销系统的实施增强了北京稻香村对连锁店和经销商终端零售的管控力度，有效收集连锁店和经销商的要货、销售、库存数据等，为北京稻香村制订统一的市场活动提供了有效的数据支持。
2010年，基于成本核算的目的，北京稻香村又建议实施生产制造系统。对物料清单、生产计划、能力计划和车间业务等进行全面的管理，实现物料清单的建立与变更、多方案的生产计划、精细的车间工序管理等生产制造相关业务管理。生产制造系统能够实现从采购入库到生产制造，再到库存管理、财务核算等方面的全方位信息化管理，比手工记账更加准确、快捷、节约成本，也方便了管理层实时有效地掌握企业的运营数据，提升了生产制造和供应链管理的信息化水平。
随着各个系统的有序上线，数据逐渐增多，为查询带来了不便。这时候，为了解决效率问题和取数问题，商业智能（BI）系统走进了杨华眼中。BI系统通过对数据进行收集、管理、分析和转化，把北京稻香村的运营数据转化成为有价值的可以获取的信息，让其转化为企业竞争优势。
2012年9月，北京稻香村专门成立了BI系统项目组，2013年3月，这一系统将正式启用。BI系统数据输入和输出的一元化管理使得北京稻香村各部门间可以共享数据，实现数据流和业务流同步，保证数据的一致性，帮助管理层实时、准确地了解自己企业的运营现状，制定决策。
北京稻香村信息化做得好得益于各部门的相互沟通配合。2012年，销售系统提出：来年信息化项目应该考虑下订单问题。现在，北京稻香村信息化面临最大难点就是在零售端。事实上，北京稻香村整个业务流程，从原材料采购、生产、入库、配送到门市，前面的业务流程信息化程度已经很高，而利用信息化管理零售端仍是一项挑战。
“分销零售端将门店内所有电子秤联网，第一时间将销售数据上传至服务器。这样做既可以保证数据及时、准确，又能实时掌握店内库存及销售情况，方便成本及利润核算，使企业供应链和销售系统结为一体。”杨华表示。目前，零售终端系统在4家北京稻香村直营店试运行。
杨华下一步计划在所有门市全面铺开实施零售端系统，但唯一令她担心的是将来零售端系统对销售速度和效率是否有影响。她知道，这将是一场持久的攻坚战。
谈及这些年在北京稻香村的信息化工作，杨华是欣慰的。“信息化水平的逐步提升，带给我们最大的好处是效率和效益。过去要3天才能汇算出的数据，现在1个小时就能完成。过去要靠人跑来跑去传递的信息，现在在系统中全线贯通。过去难以控制的业务活动，现在可以实时监控，量化评价。
如何用信息化促进北京稻香村经营管理工作，也是毕国才一直考虑的问题。他甚至希望通过信息化管理来为下一代接班。